Debiteurenbeheer

1. 'De verantwoordelijke voor de crediteurenadministratie is niet aanwezig. Belt u terug of zal ik een notitie achterlaten?'


Dť manier om u af te schepen is zeggen dat de verantwoordelijke persoon er niet is. Ga hier niet mee akkoord, en zeg dat u graag een superieur wilt spreken of desnoods de directeur.


2. 'Er is van alles mis met uw levering. We hebben een waslijst van klachten. U begrijpt dat we die eerst opgelost willen zien.'


Het is vreemd dat de klant nu pas met deze klachten komt. U kunt ervan uitgaan dat als een product niet voldoet, u dit vrij snel na levering te horen krijgt. Als de goederen niet zijn geweigerd en er geen prijscompensatie is gevraagd, hoeft u met dit argument dus geen genoegen te nemen.


3. 'We zitten al een tijd te wachten op betaling door een hele grote klant. Zodra die binnen is, bent u de eerste...'


Het is (nog) niet uw probleem dat uw klant in financiŽle problemen zit. Daarom is het slim snel te handelen voordat het bedrijf bijvoorbeeld failliet gaat. Eis uw geld en zet uw claim kracht bij door meteen over te gaan op schriftelijke, aangetekende correspondentie.


4. 'We begrijpen uw aanmaningen niet, want we hebben nooit een factuur ontvangen. Wilt u die alsnog sturen?'


Betaalt de klant verder altijd stipt op tijd, stuur dan zonder verdere discussie aangetekend een nieuwe factuur. Gebeurt het vaker, of is het de eerste opdracht? Vraag waarom het bedrijf niet zelf contact op heeft genomen naar aanleiding van de eerste aanmaning. Stuur de factuur nogmaals op met de laatste aanmaning. En maak duidelijk dat u overgaat tot andere acties wanneer er nu niet binnen de termijn wordt betaald.


5. 'We hebben de goederen wel besteld bij u, maar ze daarna nooit ontvangen.'


Als het goed is, heeft u een ontvangstbewijs of een verzendingsbewijs van de goederen. Bewaar deze bij de facturen als ze worden nagebeld, u kunt uw klant hier direct mee confronteren.


6. 'We hebben nooit opdracht gegeven voor de levering van uw goederen of diensten.'


Als de klant niets had besteld, had ze de levering terug moeten sturen. Als het goed is, zit er bij elke levering een brief met contactpersoon en telefoonnummer plus een termijn waarbinnen de partij retour kan worden gezonden. Maak uw klant erop attent dat deze termijn inmiddels (ruimschoots) is verstreken.


7. 'Ook toevallig dat u nu belt! Het bedrag is vanmorgen overgemaakt. U zult het binnen enkele dagen wel ontvangen.'


Dit is inderdaad wel heel toevallig. Als u het niet vertrouwt, kunt u vragen om een schriftelijke bevestiging van deze uitspraak. Is dit een probleem, dan kunt u ervan uitgaan dat u voorlopig kan fluiten naar uw geld. Wacht voor de zekerheid een paar dagen en ga dan direct over tot andere actie.


8 .'Door de toepassing van uw product hebben wij aanzienlijke schade geleden. We overleggen met onze advocaat over eventuele stappen.'


Vraag waarom u hier pas nu iets over hoort. Probeer details te achterhalen en speel deze door naar uw juridisch adviseur. Deze kan u adviseren over de vervolgstappen.


9. 'Wij begrijpen ook niet hoe het komt dat u nog niets heeft ontvangen. Misschien heeft de bank een fout gemaakt. We zoeken het uit en u hoort nog van ons.'


Het komt wel eens voor dat een bank een overboeking naar een verkeerd bankrekeningnummer doet. Vraag of de klant een uittreksel van de betalingsopdracht wil faxen. Wil hij dit niet, dan zal de betaling waarschijnlijk nog niet zijn gedaan.


10. 'Wij hebben met een van uw medewerkers telefonisch afgesproken dat er eerst een creditnota zou komen voor een deel van het bedrag.'


Vraag met wie er is gesproken en wanneer en ga daarna voor de zekerheid alle betrokken medewerkers af. Als er niemand in uw bedrijf van iets weet, stuur dan nog een laatste aangetekende aanmaning.

Het debiteurenbeheer is nog vaak ondergebracht bij de boekhouding, waar iemand het 'er even bij doet'.

Beter is het om van debiteurenbeheer een aparte taak te maken. En nog beter is het om zelf geregeld tijd vrij te maken om met uw debiteurenbeheerder te overleggen. Uit onderzoek van Bureau Trendbox blijkt dat de helft van de ondernemers in het MKB minder dan vier uur per week aan debiteurenbeheer besteedt. Zij zitten hun debiteuren duidelijk te weinig achter de broek. BvA Administraties kan u helpen om een goed debiteuren beleid op te zetten. Witl u dit om commerciele reden niet door een medewerker van uw bedrijf laten uitvoeren, dan kan BvA Administraties het debiteurenbeheer van u overnemen en uit haar eigen naam de invordering verzorgen.


Wie moet u verantwoordelijk maken voor het debiteurenbeheer?


1. Iemand met lef

Stel voor het debiteurenbeheer iemand aan die met klanten kan omgaan. Het moet iemand zijn die de telefoon durft te pakken en afspraken durft te maken. En dus niet iemand die alleen goed is met getallen.


2. Bevoegdheid

Geef deze persoon ook de bevoegdheid om betalingsafspraken met klanten te maken, zodat er aan de telefoon meteen spijkers met koppen geslagen kunnen worden.

 
3. Niet bij de boekhouding

Het debiteurenbeheer onderbrengen op de boekhoudafdeling werkt goed als u alleen maar trouwe klanten heeft die altijd op tijd betalen. Is dat niet het geval, dan verdient het aanbeveling een aparte afdeling op te zetten of het debiteurenbeheer bij de controller onder te brengen.



Online melden wanbetalers leidt tot snelle incasso


Wanbetalers betalen veel sneller wanneer ze op internet aan de schandpaal worden genageld, dan wanneer advocaten, deurwaarders of incassobureaus tegen hen worden ingezet. Gemiddeld betaalt de online geregistreerde wanbetaler binnen vijf dagen.


Dat blijkt uit onderzoek van Incassoregister.nl. Een deurwaarder heeft volgens het onderzoek gemiddeld zeventien dagen nodig om de schuld te innen. Incassobureaus doen daar 33 dagen over, advocaten 61 dagen.


Aanmelden

Schuldeisers kunnen via internet zelf wanbetalers aanmelden. Het Incassoregister stelt hen daarvan op de hoogte. In totaal werden 150 dossiers van wanbetalers met een schuld tot 10 duizend euro in het onderzoek betrokken. Bijna 90 procent van de vorderingen in het mkb bevindt zich in deze categorie.